Het lijkt er sterk op, dat de Corona maatregelen en de daaropvolgende 1,5 meter economie op gespannen voet staan met de moderne kantoortuin. Met zijn allen werken in één grote ruimte is vragen om moeilijkheden. Om nog maar niet te spreken over wisselende bureaus, trolleys, door elkaar heen lopen op zoek naar een vrije werkplek. En dan weer manoeuvreren naar die kleine ruimte waarin je ongestoord kunt bellen. Er is al langer een discussie gaande over het functioneren van een kantoortuin. De Corona maatregelen geven een extra dimensie. Het is een mooi moment om een serieuze evaluatie te maken over de voor- en nadelen van de kantoortuin. Met onderstaand praktijkvoorbeeld over de ervaringen van Eric Jansen willen wij hier een zinvolle bijdrage aan leveren.
Eric Jansen is een succesvol ondernemer. Hij is directeur van een goedlopend bedrijf, dat steeds verder groeit. Hij staat open voor vernieuwingen en volgt de veranderingen in de markt op de voet.
Ook binnen de organisatie is hij constant bezig met vernieuwingen. Zo is het kantoor recentelijk geheel gemoderniseerd met flexibele werkplekken in een kantoortuinachtige omgeving.
Het bedrijf kent een modern personeelsbeleid met tal van aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden. Het personeel is over het algemeen zeer tevreden, hetgeen blijkt uit het geringe verloop. Toch wordt ook Eric zo nu en dan geconfronteerd met een langdurig zieke werknemer. Zo had hij recentelijk te maken met regelmatig en ook oplopend ziekteverzuim van een van zijn meest innovatieve werknemer ICT, Ronald Kaart. Volgens zijn huisarts is er sprake van een dreigende Burn out. Eric heeft de goede gewoonte om in zo’n situatie meteen een gesprek aan te gaan. Uit de gesprekken komt echter geen duidelijk aanwijsbare oorzaak naar voren.
Omdat zij er samen niet uitkomen besluit Eric, mede op advies van de Arbo arts, de hulp in te roepen van een ervaren coach Burn out herstel. Deze nodigt de werknemer uit voor een indringend, openhartig gesprek. In dat gesprek komen alle mogelijke oorzaken en gevolgen aan bod. Niet alleen de zakelijke aspecten, maar ook eventuele veranderingen in de privé situatie. Ook kunnen er zich medische situaties voordoen, waardoor het functioneren wordt beperkt. Zo wordt samen bekeken of er zich bepaalde veranderingen hebben voorgedaan, waardoor er verhinderingen, belemmeringen of beperkingen zijn ontstaan. Na dit gesprek heeft er natuurlijk ook een gesprek met Eric plaatsgevonden, waarbij hij zijn visie op de situatie heeft kunnen geven.
Uit het gesprek kwam uiteindelijk naar voren, dat Ronald grote moeite heeft met de veranderde werksituatie. Hij gaf aan hooggevoelig te zijn en daardoor problemen te ondervinden met het concentreren en zijn energiebalans. De oude werkplek was in een eigen kantoortje aan het einde van een gang. Nu zit hij iedere dag ergens anders met veel meer omgevingsgeluiden. Regelmatig collega’s aan zijn bureau met vragen, meekijkend tijdens zijn werkzaamheden en goedbedoelde social talk. De vele prikkels kosten hem te veel energie met als gevolg allerlei verschijnselen, zoals oververmoeidheid en andere vage gezondheidsklachten als hoofdpijn en misselijkheid. Om weer te kunnen opladen meldde hij zich regelmatig ziek. Daardoor blijft er weer werk liggen en wordt de druk alleen maar groter. Het risico van een Burn Out of een vergelijkbaar verschijnsel is daardoor groter en groter geworden. Het advies van de coach was in dit geval twee zaken gelijktijdig aan te pakken. Als eerste een verbetering van de persoonlijke weerbaarheid en belastbaarheid van de persoon en als tweede de werkomgeving.
Elk moment van de dag doen we indrukken op via onze zintuigen: we horen, zien, ruiken, proeven en voelen. Een HSP doet dat intensiever en is daardoor hooggevoelig. Dit is geen afwijking, ziekte of iets zweverigs, maar eigenlijk een normale karaktereigenschap. Uit verschillende onderzoeken komt naar voren dat 20% van de mensen in meer of mindere mate hoog sensitief is. Een HSP heeft doorgaans een bijzonder verfijnd zenuwstelsel en dat heeft positieve en negatieve kanten. Het is belangrijk, dat iemand weet hoe je om moet gaan met zijn hooggevoeligheid, om problemen te voorkomen.
Ronald behoort tot deze categorie mensen. Een kenmerk van deze eigenschap is het diep nadenken, voordat er actie wordt ondernomen. Goed doordacht te werk gaan. Ronald is erg vindingrijk en altijd op zoek naar nieuwe mogelijkheden (HSS zie later). Dit is voor het innovatieve bedrijf van Eric zeer waardevol. Voor de functie van Ronald is hoge concentratie en diep nadenken noodzakelijk. Ronald levert normaal de grote creatieve oplossingen voor het echte verschil met de concurrenten. Alleen deze superantenne is ook erg gevoelig voor storende factoren.
Ronald bleef desondanks hard doorwerken, maar kwam niet meer tot de resultaten, waar hij zo bekend om staat. Dit levert Ronald veel stress en frustratie. Niet alleen mentaal, maar ook fysiek raakte hij uitgeput. Zittend werk, maar geen energie meer om te sporten.
Diezelfde frustratie begon zich ook te vertonen bij Eric en verschillende collega’s van Ronald. Deadines werden niet gehaald en meer en meer moesten er vervangende mensen worden ingezet.
De Amerikaanse expert Elaine Aron heeft onderscheid gemaakt tussen twee type persoonlijkheden die gekenmerkt worden door hooggevoeligheid:
Meer over HSP kunt u lezen op Wikipedia.
In overleg met Eric en Ronald is besloten te kiezen voor de methode van Futura Esperanza te volgen. Daardoor verbeterde de mentale-, de fysieke- en de sociale conditie van Ronald aanzienlijk. Met name de mentale conditie voor iemand met HSP is heel belangrijk. Hij is nu veel beter in staat om tijdig aan te geven wanneer iets of iemand hem te veel gaat worden. Hij kan voor zichzelf de juiste maatregelen nemen en realiseert zich ook dat hij daar zelf verantwoordelijk voor is. Dat is geen taak voor de werkgever.
De tijdsbelasting van het programma is ongeveer twee uur per dag en te volgen in de eigen vertrouwde omgeving. De ondersteuning vindt plaats met behulp van E-coaching. Daardoor vormt het geen extra belasting voor de organisatie. Eric krijgt maandelijks een schriftelijke rapportage van het verloop en kan zo het proces blijven volgen. In dit geval heeft Ronald zijn functie normaal kunnen uitoefenen en heeft hij, voor de bij de methode behorende extra opdrachten, zelf verlofdagen opgenomen als eigen investering in zijn herstel.
Als tweede hebben de coaches van Futura Esperanza de werkomgeving bezocht en een rapport uitgebracht. Op basis van dit rapport is de werkplek, na goed overleg en advies, aangepast aan de wensen van Ronald. Zo is een aantal akoestische maatregelen getroffen en is een modern ingerichte thuiswerkplaats tot stand gekomen. Tijdens het onderzoek bleek dit laatste voor nog twee werknemers een perfecte oplossing te zijn, waardoor de investering in een extern netwerk meteen rendabeler werd. Er was een werknemer langdurig belast als mantelzorger voor zijn zieke partner en iemand anders kon slecht de juiste kinderopvang regelen. Beiden werken nu regelmatig vanuit huis en zijn super blij met de geboden oplossing.
Al tijdens de realisatie van de aanpassingen en het volgen van het programma bleken de motivatie en de productiviteit van Ronald met sprongen te verbeteren. Alleen al het feit, dat er zicht was op een echte oplossing met behoud van de geliefde baan geeft energie. Zo hoeft Ronald niet op zoek naar een andere functie en Eric niet op zoek naar een nieuwe medewerker. Alleen dat maakt de investering in tijd en geld de moeite waard. Het is in deze tijd niet eenvoudig om een toegewijde en innovatieve ICT ’r te vinden.
Zo kan Eric zich weer bezighouden met hetgeen hij het liefste doet en dat is ondernemen. En Ronald is weer de hele dag bezig met het nadenken over innovatieve oplossingen voor verschillende ICT-problemen.
De oplossingen zoals hierboven geschetst kennen een aantal grote voordelen voor de nieuwe manier van werken in de 1,5 meter economie. Zo zal meer thuiswerken automatisch minder aanwezig personeel betekenen. Dus meer ruimte in combinatie met vaste werkplekken in eigen ruimte met eigen bureau. Dat kan heel goed worden gedeeld met meerdere mensen, maar dan wel een vaste groep, zodat overzicht en controle op gezondheid mogelijk is. Door het aanbrengen van vaste routes door het gebouw ontstaan ook minder bewegingen door mensen massa’s. Ook niet voor telefoneren en bewegen om rust te zoeken.
Bovenstaande situatie doet zich veel vaker voor dan uw denkt. In dit geval was de oorzaak de verandering van de werkomgeving in combinatie met de hooggevoeligheid van de werknemer. Er zijn echter nog veel meer oorzaken van toenemend ziekteverzuim bij hoogopgeleide werknemers.
Onderstaand een aantal signalen, welke mogelijk leiden tot een Burn out van de (hoogopgeleide) medewerkers binnen uw bedrijf.
Als een of meer van de bovenstaande signalen zich voordoen, in afwijking van eerder functioneren van iemand, dan is het tijd voor actie. Een aandachtpunt hierbij is het feit dat u te maken heeft met slimme, vaak gevoelige mensen. De signalen zullen niet altijd even duidelijk zijn, maar er in de loop van de tijd langzaam insluipen.
Door snel op zoek te gaan naar de oorzaken, kunnen er ook tijdig de juiste maatregelen worden getroffen om te voorkomen, dat u wordt geconfronteerd met een langdurig zieke werknemer. En natuurlijk de daarbij behorende kosten en andere problematieken.
Ons advies is om in dit soort gevallen tijdig een professionele coach Burn out herstel in te schakelen. Deze is opgeleid en ervaren in het herkennen van de signalen en het zoeken naar de oorzaken. Zo kunt u zichzelf en uw medewerker vaak veel tijd, geld en ergernissen besparen. Voor meer informatie of een oriënterend gesprek klikt u op onderstaande link.
effectief realistisch betrokken
Wij zijn aangesloten bij de Nederlandse Orde van Beroepscoaches, omdat wij waarde hechten aan kwaliteit. Daarnaast onderschrijven wij de Nobco Ethische gedragscode en conformeren ons aan het klachtenreglement. Dat biedt extra zekerheid voor u als afnemer.
